funciones del área de caja

Control de  Cargos Realizados por los Huéspedes


Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de la caja de recepción y/o a través de las diferentes áreas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que corresponda. Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de sistemas hoteleros.


Cambio de Moneda Extranjera 


Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las políticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al huésped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dólar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayoría de los casos se aceptan tanto córdobas, dólares americanos y/o euro como forma de pago.
Para las operaciones de cambio de dólares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y además cobran un porcentaje de comisión por cada cambio, que le realizan a sus huéspedes.


Manejo de Cajas de Seguridad


Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huéspedes, sin cargo alguno. La utilización de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el huésped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de  las cajas, puesto que no lo controla.
El huésped es responsable por la llave (convencional o magnética) ya que es única. Si ésta se pierde el hotel  deberá romper la cerradura y este costo será incluido en la cuenta del huésped.
Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, según su ubicación: Sistema  Central y Sistema Habitacional.



Sistema Central


Estas cajas están ubicadas en el Área de Recepción, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepción controle cada caja y solicite al huésped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el hecho en la Recepción, donde siempre hay personal del hotel.


Sistema Habitacional


Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, código electrónico o tarjeta de crédito personal del huésped.



Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos


Esta función es realizada por el Cajero de Recepción generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depósito y/o cancelación de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depósitos y/o cancelaciones  por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelación de habitación de un huésped.


Cobro de Cuentas de Huéspedes


El proceso de check out se inicia cuando el huésped, después de haber dejado libre la habitación, entrega la llave en Recepción. En este proceso se mantiene el último contacto del huésped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada:
• Solicitud de Llave de Habitación y Caja de Seguridad.
• Consulta de cómo se Desarrollo la Estancia.
• Revisión de la Habitación.
• Ingreso a la Cuenta de Consumos de Última Hora.
• Presentación y Cobro de la Cuenta.
• Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.
Cierre de Caja
Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepción,  al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos  correspondientes a cada transacción al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Además este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo. 


Controlar el Uso de los Impresos


El Cajero de Recepción, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeración al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.