Ejemplo de una factura

Esquema De un folio

1. NÚMERO DE LA HABITACIÓN
2. NOMBRE DE LA EMPRESA
3. CUALES SON LOS CARGOS ESPECIFICOS QUE CUBRE LA EMPRESA
4. CARGOS DE NATURALEZA CREDITO
5. CARGOS DE NATURALEZA DEBITO
6. DETALLE: RAZONES POR LAS CUALES SE DAN LOS CARGOS TANTO DE NATURALEZA DEBITO COMO DE NATURALEZA CREDITO.
7. NOMBRE DE LOS HUESPEDES QUE ESTEN ALOJADO EN EL HOTEL, TANDO DEL TITULAR COMO DEL ACOMPAÑANTE

Cambio de divisas establecimiento Hotelero

El cliente cancela su cuenta con divisas

1.    Pedir el número de la habitación

2.    Revisar la cuenta del cliente en el sistema

3.    Dice al huésped cuanto es el valor de la cuenta en divisas.

4.    Pide pasaporte (¿El huésped es extranjer
          Si no es extranjero se explica que no se puede hacer el cambio y se sugiere otra forma de pago.
             Si es extranjero se saca fotocopia al pasaporte y verifica que este sea válido.

5.    El huésped debe tener menos de 6 meses en el país.

6.    Recibe las divisas del huésped y revisa su estado. (¿Los billetes tienen valides
              Si no tienen validez se pide el cambio
              Se pide el cambio de billetes al huésped ( ¿ El huésped puede cambiarlo
              Si  no puede cambiarlos se le sugiere otra forma de pago
              Si puede cambiarlos se reciben y se verifica su estado
           Si tiene validez cuenta el dinero y verifica que este completo ( ¿El dinero es suficiente para cubrir la cuenta?
               Si no es suficiente se pide lo que falta
        Si es suficiente registra el serial de cada uno de los billetes en el documento exigido por los bancos.
               Elabora el recibo de caja
      Adjunta el documento de serial de moneda extranjera con la fotocopia de pasaporte y tarjeta de registro.

9.    Imprime
           Entrega la copia original al huésped

11. En el informe final coloca en el sobre de remisión las divisas con los soportes.

12. Ingresa esto a la caja fuerte con un testigo presente.

13. Informa a tesorería al final del turno para revisar la relación de dólares y verificar el pasaporte con el jefe de recepción como testigo.

14. El hotel deberá tener una cuenta con manejo de divisas en un banco para poder realizar el cambio

15. Llena el soporte en el banco del cambio del dinero

16. Reporta el ingreso del efectivo en pesos colombianos por cambio de divisas.

Formato desembolso

Formato de ajuste

funciones del área de caja

Control de  Cargos Realizados por los Huéspedes


Todos los consumos efectuados por los huéspedes a través de la caja de recepción y/o a través de las diferentes áreas de servicio del hotel, deben registrarse en los estados de cuenta de la habitación que corresponda. Éste proceso puede llevarse de manera manual o a través de sistemas hoteleros.


Cambio de Moneda Extranjera 


Las operaciones de cambio de moneda extranjera, se realizan en los hoteles de acuerdo a las políticas de cada establecimiento. Debe considerarse como servicio al huésped, la posibilidad de pagar su cuenta en moneda local o moneda extranjera. Casi todos los hoteles del mundo aceptan el dólar americano como segunda moneda y a nivel nacional en la mayoría de los casos se aceptan tanto córdobas, dólares americanos y/o euro como forma de pago.
Para las operaciones de cambio de dólares, los hoteles establecen una tasa de cambio, que no necesariamente es la oficial y además cobran un porcentaje de comisión por cada cambio, que le realizan a sus huéspedes.


Manejo de Cajas de Seguridad


Las cajas de seguridad, es un servicio que brinda el hotel a sus huéspedes, sin cargo alguno. La utilización de cajas de seguridad individuales, es similar a las de los bancos, ya que el huésped deposita sus valores y el hotel se limita a dar seguridad y controlar el acceso a la misma, pero no se responsabiliza por el contenido de  las cajas, puesto que no lo controla.
El huésped es responsable por la llave (convencional o magnética) ya que es única. Si ésta se pierde el hotel  deberá romper la cerradura y este costo será incluido en la cuenta del huésped.
Las cajas de seguridad que se utilizan en los hoteles, pueden ser de dos tipos, según su ubicación: Sistema  Central y Sistema Habitacional.



Sistema Central


Estas cajas están ubicadas en el Área de Recepción, dentro de una gran caja de seguridad que alberga a todas. Este sistema permite que el Departamento de Recepción controle cada caja y solicite al huésped la firma de un formato en cada uso. Con este sistema casi no hay robos, ya que el ladrón debería consumar el hecho en la Recepción, donde siempre hay personal del hotel.


Sistema Habitacional


Este tipo de cajas de seguridad se encuentran ubicadas generalmente en las habitaciones del hotel, dentro del closet. No hay duda de que este sistema representa un excelente servicio, ya que las cajas (dependiendo del tipo) solo abren ya sea con una llave convencional, código electrónico o tarjeta de crédito personal del huésped.



Recepción de Depósitos a Clientes de Eventos


Esta función es realizada por el Cajero de Recepción generalmente cuando el Personal de Contabilidad, no se encuentra en el hotel, quienes son los encargados de recibir el depósito y/o cancelación de los eventos que se realizan en el hotel. Estos depósitos y/o cancelaciones  por eventos son reportados en los movimientos de caja como cualquier otra cancelación de habitación de un huésped.


Cobro de Cuentas de Huéspedes


El proceso de check out se inicia cuando el huésped, después de haber dejado libre la habitación, entrega la llave en Recepción. En este proceso se mantiene el último contacto del huésped con el hotel e implica una serie de pasos que por su importancia, enlistaremos de forma separada:
• Solicitud de Llave de Habitación y Caja de Seguridad.
• Consulta de cómo se Desarrollo la Estancia.
• Revisión de la Habitación.
• Ingreso a la Cuenta de Consumos de Última Hora.
• Presentación y Cobro de la Cuenta.
• Agradecimiento y Ofrecimiento de una futura estancia en el Hotel.
Cierre de Caja
Este proceso es realizado por cada Cajero de Recepción,  al finalizar el turno y consiste en la entrega del reporte de ingresos y egresos, junto con las facturas y formatos  correspondientes a cada transacción al Departamento de Contabilidad, para su debida auditoria. Además este proceso incluye el arqueo que el Cajero realiza a su fondo de efectivo. 


Controlar el Uso de los Impresos


El Cajero de Recepción, debe controlar el correcto uso de las facturas y formatos, informando de cualquier falta en el orden consecutivo de la numeración al Departamento de Contabilidad y al Gerente de Habitaciones y/o Supervisor de Turno.

Proceso cambio de moneda extranjera en un hotel

CAMBIO DE MONEDA EXTRANJERA

Todo empieza con la llegada del huésped a requerir el servicio de cambio de moneda, ya que el hotel es un prestador de este serevicio y no recibe formas de pago de la cuenta en dólares si no efectivo, o en ocasiones el huésped necesita el cambio para gastos extras al hotel. Se anota el cambio de moneda si es para la habitacion o para el folio, se registra la caja, el cajero, la fecha, la habitacion, la identificacion, el nombre del solicitante, se registra que es en efectivo, el codigo de la moneda a recibir y el codigo de la moneda a entregar y salen las observaciones. una copia del paid out va al folio tangible, otra al folio tangible del hotel y otra al sobre de remision con el pasaporte se escanea por lado y lado y se adjunta un escaning impreso del registro hotelero mas el formato de relacion dollares y los dollares.